Trello — основы

Наверняка большинство читателей этой статьи уже знают о замечательном сервисе Trello. Но поскольку я до этого не писал об этом сервисе, а в дальнейшем планирую написать о нем целую серию статей, то начать будет правильно с общей обзорной статьи. Возможно, вы узнаете из нее что-то новое для себя, даже если уже знакомы с Trello.

Trello - основы

К сожалению, в русскоязычной Википедии про Trello очень скудная статья, да и само определение оттуда явно слишком узко характеризует этот сервис как «программу для управления проектами небольших групп». Trello — гораздо шире этого. Этот сервис можно использовать практически для любого планирования и организации как индивидуальной, так и совместной работы над чем угодно как в профессиональной сфере, так и в личной жизни. Trello — это простой, бесплатный, гибкий и наглядный способ управления вашими проектами и организации чего угодно.

Создатели Trello явно вдохновлялись системой Канбан, которая в оригинале представляет собой доску с размещенными на ней бумажными карточками, управляя которыми и производится процесс планирования.

Пример канбан-доски

Trello — это та самая доска с карточками, но в электронном виде. Довольно сложно объяснить в нескольких словах, как это работает и для чего это нужно, но я попробую. Сразу буду переходить к терминологии Trello, где идет управление тремя основными уровнями-сущностями — доска, размещенные на ней листы (колонки с карточками), и собственно сами карточки, размещенные на листах (колонках). В самом примитивном виде доска эта может выглядеть так, как это показано на изображении выше. Здесь мы имеем доску с тремя листами, на первом из которых расположены карточки с запланированными задачами, на втором — карточки с текущими (выполняющимися в данный момент) задачами, и на третьем листе — карточки с уже выполненными задачами. В процессе работы карточки перемещаются между листами, благодаря чему наглядно виден весь рабочий процесс.

Но при этом в Trello можно создавать любое количество листов с любыми названиями. И именно в этом основная простота и одновременно мощь Trello. Сами создатели характеризуют свой сервис как «простой на поверхности, но мощный под капотом». И действительно, на первый взгляд все кажется примитивным, но на практике такой подход позволяет очень удобным образом реализовывать достаточно сложные системы планирования. Например, методологию GTD. Кстати, мой вариант реализации персонального GTD в Trello я планирую описать в одной из следующих статей.

Интерфейс Trello

Итак, основные возможности Trello:

  • В Trello можно создавать неограниченное количество досок. Каждая доска представляет собой неограниченный набор листов, на каждом листе можно размещать любое количество карточек, которыми вы можете управлять индивидуально, либо командой. Такая простая система позволяет управлять проектами любого размера.
  • Создав (или открыв уже имеющуюся) карточку, вы можете добавлять туда комментарии, прикреплять файлы, создавать чеклисты, помечать тегами, указывать даты выполнения и т.п.
  • Вы можете привлечь к работе над доской любое количество людей. Вы можете связывать людей и карточки между собой (назначать конкретные карточки на конкретных людей). Каждый член команды имеет возможность видеть общую картину в любой момент времени.
  • Вы можете устраивать внутри карточек дискуссии с комментариями и вложениями. Вы можете использовать простой текст, или задействовать всю мощь маркдаун-разметки. Вы можете упоминать людей в комментариях, и они получат об этом уведомления. Вы можете прикреплять файлы, загружая их со своего компьютера, или с таких сервисов, как Google Drive, Dropbox, Box и OneDrive. Вы можете использовать в тексте эмодзи.
  • Благодаря системе нотификаций в Trello вы мгновенно узнаете о всех важных событиях. Нотификации придут туда, куда вы захотите: в приложение, email-ом, в десктопном браузере, на телефон в виде push-нотификации. При этом нотификации синхронизируются между собой на всех девайсах.
  • При помощи чеклистов и назначения дат вы не пропустите важные задачи и приближающиеся события. Вы можете расширить функционал доски полноценным календарем (подобные расширения называются здесь Power-Up-ами). Либо же вы можете использовать фид в формате iCal в любом вашем приложении, понимающем этот формат.
  • Trello работает в режиме реального времени. Реально! 🙂 Например, если кто-то перемещает карточку на другой лист, вы видите эти изменения мгновенно (независимо от используемой платформы). Для того, чтобы видеть изменения, вам не нужно постоянно обновлять страницу браузера.
  • Если количество используемых вами досок и подключенных к ним людей очень большое, вы можете для удобства объединять людей в группы по любым признакам (сотрудники, семья и т.п.). Вы можете создавать любое количество таких групп и назначать доступ к определенным доскам сразу целым группам.
  • Trello работает на уйме платформ, покрывая потребности практически любого пользователя. Есть приложения для iOS и Android, есть веб-версия, работающая в любом популярном браузере на любом устройстве.
  • В Trello имеется гибкая система поиска, фильтров и меток. При поиске можно использовать различные операторы, которые еще больше ускоряют процесс. Метки помогут вам более тонко категоризировать ваши карточки, чтобы облегчить их поиск в дальнейшем.
  • Расширения (Power-Ups) могут практически неограниченно добавлять необходимый вам функционал. Здесь кроется пожалуй главное ограничение бесплатного аккаунта, в котором можно добавлять только один (любой) Power-Up на доску (в платной версии количество Power-Ups-ов не ограничено). Среди прочего, Power-Ups-ами реализована интеграция со многими сторонними сервисами (такими как Salesforce, Slack, GitHub, Google Drive, Evernote и прочими).
  • Увеличить лимит Power-Ups-ов на одну доску можно не только за деньги, но и бесплатно, привлекая в сервис новых пользователей (как это делаю я).
  • Вы можете создавать карточки, добавлять комментарии и вложения, посылая email на определенный адрес. А получая уведомление на email, вы можете добавлять информацию на доску ответом на это письмо, также не заходя в Trello.
  • Создатели Trello гарантируют защиту ваших данных. Вы имеете полный контроль над тем, кто имеет доступ к вашим доскам в Trello. На всякий случай сохраняются зашифрованные бекапы досок.
  • Если вы являетесь разработчиком и хотите создать свое собственное приложение, плагин или расширение — вы можете воспользоваться для этого открытым API.
  • Весь основной функционал Trello бесплатен, и владельцы сервиса уверяют, что так будет всегда. Вы можете бесплатно создавать неограниченное количество досок, карточек и команд, привлекать к работе над досками любое количество людей. Вы можете как угодно управлять приватностью досок и команд.
  • Отдельно стоит отметить удобство пользования сервисом. Вы можете интуитивно понятным образом перетаскивать что угодно куда угодно. А если вы опытный пользователь и любите гиковский подход, то вас порадует доступный набор горячих клавиш, который может вывести скорость пользования системой на космический уровень. Начните с комбинации Shift+? (в англоязычной раскладке), после ее нажатия при открытой вкладке с Trello в браузере вы увидите список основных доступных клавиатурных комбинаций.

Если вы еще не являетесь счастливым пользователем Trello — пора исправить это недоразумение. Регистрируйтесь и пользуйтесь, оно действительно того стоит. Ну а в будущих статьях я постараюсь разобрать некоторые практические кейсы использования Trello.


Оставить комментарий

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *